KSeF wkracza do aptek. Od 1 kwietnia zmiany we wszystkich placówkach

Od 1 kwietnia apteki w całej Polsce weszły w nowy etap cyfrowych rozliczeń. Tego dnia zaczął obowiązywać pełny wymóg korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF, przy wystawianiu faktur w relacjach między przedsiębiorcami. W praktyce oznacza to, że każda apteka sprzedająca produkty innemu podmiotowi gospodarczemu musi wystawić dokument w państwowym systemie, a nie jak dotąd w zwykłej formie papierowej lub jako plik PDF wysłany kontrahentowi.

KSeF to centralna platforma teleinformatyczna, przez którą przedsiębiorcy wystawiają i odbierają tzw. faktury ustrukturyzowane. Taki dokument ma określony format XML i staje się ważny dopiero wtedy, gdy system nada mu indywidualny numer identyfikacyjny. To właśnie ten moment jest uznawany za formalne wystawienie faktury. Oznacza to, że samo przygotowanie dokumentu w programie sprzedażowym nie wystarcza – musi on jeszcze zostać skutecznie przesłany do systemu.

Zmiana najmocniej uderza w codzienną organizację pracy aptek, które współpracują z placówkami medycznymi. Chodzi m.in. o sprzedaż leków i wyrobów medycznych do przychodni, szpitali czy prywatnych gabinetów. W takich przypadkach mamy do czynienia z relacją B2B, a więc obowiązek skorzystania z KSeF jest bezdyskusyjny. Jak wskazuje portal "mgr.farm", właśnie dla tego typu transakcji nowy model fakturowania ma kluczowe znaczenie.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży dla pacjentów indywidualnych. Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nadal otrzyma fakturę tylko na żądanie. Co ważne, taki dokument nie zawsze musi trafiać do KSeF. Z informacji podawanych przez "mgr.farm" wynika, że w takim przypadku możliwe jest wystawienie faktury poza systemem – w formie tradycyjnej albo elektronicznej. To oznacza, że obowiązek nie obejmuje w identyczny sposób wszystkich dokumentów generowanych w aptece, ale dotyczy przede wszystkim obrotu profesjonalnego.

Nowe przepisy nie pojawiły się jednak z dnia na dzień. Pierwszy etap wdrażania KSeF ruszył 1 lutego 2026 r. i objął największe firmy, których roczne obroty przekraczają 200 mln zł. Wtedy mniejsze podmioty, w tym większość aptek, nie musiały jeszcze wystawiać faktur przez system, ale już musiały być gotowe do odbioru dokumentów elektronicznych. Był to czas przejściowy, który miał pozwolić na modernizację programów księgowych, zmianę procedur i przeszkolenie pracowników.

Teraz okres ulg się skończył. Od początku kwietnia obowiązek został rozszerzony na wszystkich przedsiębiorców, a więc także na małe i średnie apteki. Dla właścicieli oznacza to konieczność dopilnowania, by system sprzedażowy poprawnie integrował się z KSeF, a personel znał nowe zasady postępowania. Problemem może być nie tylko brak odpowiedniego oprogramowania, lecz także awarie, błędy techniczne czy opóźnienia w przesyłaniu danych. W realiach apteki, gdzie liczy się tempo obsługi i ciągłość pracy, takie zakłócenia mogą mieć poważne konsekwencje.

Ministerstwo Finansów i administracja skarbowa przekonują, że cyfrowe fakturowanie ma uprościć rozliczenia, ograniczyć liczbę błędów i uszczelnić system podatkowy. Z perspektywy przedsiębiorców oznacza to jednak kolejną dużą operację organizacyjną. Farmacja należy do branż mocno sformalizowanych, dlatego każda zmiana dotycząca dokumentacji sprzedażowej szybko przekłada się na codzienne funkcjonowanie placówek.

Źródło: Rynek Zdrowia